El comienzo de un nuevo año es cuando muchos comités estudiantiles recientemente elegidos dirigen su atención a la organización de eventos. Si nunca has hecho algo como esto antes, puede parecer un poco desalentador y muchos primerizos sienten la presión de organizar un evento exitoso. Estos son nuestros principales consejos para asegurarse de que su evento vaya con éxito.
Los detalles correctos
Es importante no dejar nada al azar, ya sea que esté organizando una reunión de comité para seis personas en una habitación alquilada o ayudando a llevar una extravagante pelota de verano. Es necesario alquilar habitaciones y locales, pagar depósitos, contar con personas que le dejen entrar y se queden encerrados después de irse; algunos eventos (por ejemplo, flash mobs y actuaciones) y algunas actividades como la publicación de folletos y la colocación de carteles pueden necesitar la aprobación de la universidad en primer lugar. Cuando el evento esté en marcha, asegúrese de que no infrinja las normas de salud y seguridad pertinentes y no sea demasiado ruidoso. Recuerde que muchos lugares tienen limitadores de ruido que se activarán una vez que el volumen supere un cierto nivel. Por último, comprueba qué más está sucediendo y asegúrate de que tu evento no choca con ningún otro.
El lugar de la derecha
Es importante que el lugar coincida con el evento. Un centro comunitario local con iluminación de tiras duras, sillas de plástico y sin bar probablemente no sea el lugar adecuado para organizar un evento de la Batalla de las Bandas; pero tampoco lo es un sofisticado bar de cócteles. A los estudiantes les gusta socializar y es probable que sean ruidosos, así que asegúrese de que su noche utilice un lugar que esté acostumbrado a organizar ese tipo de eventos. Entonces, todos los que se presenten tendrán muchas más posibilidades de pasar un buen rato, incluida la dirección.
El marketing adecuado
Dado que todo el mundo está online, tiene sentido promocionar su evento a través de Facebook y Twitter, pero también puede animar a sus amigos a informar a otros amigos a través de WhatsApp, lo que les cuesta absolutamente nada a ellos y a usted. Sin embargo, no descuide los medios más tradicionales de promoción. Pida a alguien que cree un pequeño volante, imprima de cuatro a una sola hoja de A4 y luego fotocopie en un taller de copias para repartir por el campus; y asegúrese de hacer una versión A4 que pueda colocar en los tableros de anuncios. ¿Tiene una estación de radio para estudiantes? Compruebe si puede conseguir un lugar para invitados para promocionar su evento.
El presupuesto adecuado
La mayoría de los eventos tienen un presupuesto y tendrás que ceñirte a él. Por lo tanto, primero debe realizar su trabajo de base y sus sumas y asegúrese de que son correctas. No tiene sentido celebrar un fantástico evento frente a una casa llena si cobras tan poco en la puerta que no puedes permitirte el alquiler del lugar ni los salarios del personal. Tenga dos precios de boletos, uno por adelantado y otro más alto en la puerta. Esto anima a las personas a comprometerse con su evento para obtener una mejor oferta y le da una idea más firme de los números probables. Piense cuántas veces ha dicho "sí, vengo" a un evento solo para cambiar de opinión durante la noche porque no le gusta; si alguien ya ha pagado, es más probable que aparezca.
Las conexiones correctas
Si es responsable de organizar un evento que traiga a un empleador al campus , asegúrese de iniciar y mantener una buena comunicación con ellos y con el resto del comité de estudiantes. Es posible que tenga sus propias ideas y expectativas para el evento, pero sin duda también tendrán las suyas y la clave para un evento exitoso es asegurarse de que ambas partes obtengan lo que quieren. Eso significa retroceder y refinar sus objetivos para que pueda organizar un evento que ponga a las personas adecuadas frente a un posible empleador para que ambos estén satisfechos. Por último, sé valiente y audaz porque los empleadores como Enterprise están abiertos a todo tipo de eventos y buscan todo tipo de empleados potenciales. Aquí tienes solo una muestra de las oportunidades actuales que se ofrecen, por lo que esta es tu oportunidad de ser realmente creativo.
